Jak wyrobić paszport? Przewodnik krok po kroku

Nie wiesz, jak wyrobić paszport i od czego zacząć formalności. Chcesz mieć wszystko zrobione poprawnie, bez nerwów na miejscu w urzędzie. Z tego poradnika krok po kroku dowiesz się, jakie dokumenty przygotować, gdzie złożyć wniosek, ile to kosztuje i jak długo czeka się na paszport dla dorosłych i dzieci.

Paszport – co to za dokument i kiedy jest potrzebny

Paszport to urzędowy dokument tożsamości, który pozwala ci przekraczać granice państw poza Unią Europejską i strefą Schengen. Po krajach UE i Schengen możesz podróżować z samym dowodem osobistym, ale jeśli planujesz wyjazd do Egiptu, USA, Wielkiej Brytanii czy większości państw spoza Europy, bez paszportu się nie obędziesz. Dokument ten zawiera twoje dane osobowe, zdjęcie biometryczne, numer PESEL, informacje w formie elektronicznej w chipie oraz datę ważności.

Aktualnie wydawany jest paszport biometryczny, który ma charakterystyczną okładkę z symbolem chipu oraz stronę ze zdjęciem i danymi identyfikacyjnymi. Dane zakodowane są także elektronicznie, co ułatwia kontrolę graniczną i zwiększa bezpieczeństwo. Paszport standardowo jest ważny przez kilka lat, dlatego opłaca się załatwić wszystkie formalności porządnie, żeby potem bez problemu korzystać z dokumentu przy każdej podróży.

Gdzie wyrobić paszport – zniesiona rejonizacja i wybór urzędu

Od kilku lat nie obowiązuje już tzw. rejonizacja paszportowa, co mocno ułatwia sprawę. Wniosek o paszport możesz złożyć w dowolnym punkcie paszportowym w Polsce, niezależnie od miejsca zameldowania czy zamieszkania. W praktyce oznacza to, że jeśli pracujesz w innym województwie niż jesteś zameldowany, możesz spokojnie załatwić paszport tam, gdzie ci wygodniej.

Wnioski przyjmują głównie biura i punkty paszportowe działające przy urzędach wojewódzkich oraz ich delegaturach. Na stronie urzędu wojewódzkiego znajdziesz listę punktów, ich adresy, godziny pracy oraz informację, czy trzeba wcześniej zarezerwować wizytę. Wniosek o paszport zawsze składasz osobiście. To samo dotyczy odbioru dokumentu, który odbierasz w tym samym punkcie, w którym składałeś dokumenty.

Jeśli planujesz wyjazd w sezonie wakacyjnym, zarezerwuj termin w punkcie paszportowym jak najwcześniej, bo wtedy kolejki są największe.

Jak wyrobić paszport – krok po kroku dla osoby dorosłej

Procedura wyrobienia paszportu dla osoby dorosłej jest prosta, ale wymaga przygotowania kilku dokumentów i trzymania się kolejności działań. Zanim pójdziesz do punktu paszportowego, upewnij się, że masz aktualne zdjęcie, potwierdzenie opłaty i dokument tożsamości. Dzięki temu załatwisz wszystko podczas jednej wizyty bez stresu.

Cały proces można podzielić na kilka etapów, które sprawią, że niczego nie przeoczysz i nie wrócisz z urzędu z kwitkiem. Nie ma możliwości złożenia wniosku o zwykły paszport dla dorosłego całkowicie online. Musisz pojawić się osobiście, bo w urzędzie pobierane są twoje odciski palców i składany jest podpis, który trafi do dokumentu.

Oto jak wyrobić paszport krok po kroku:

• przygotuj niezbędne dokumenty i zdjęcie biometryczne,
• uiszczij opłatę za paszport i weź potwierdzenie,
• wypełnij wniosek paszportowy na miejscu lub wcześniej, jeśli to przewiduje urząd,
• złóż dokumenty osobiście w wybranym punkcie paszportowym,
• poczekaj na wyrobienie paszportu,
• odbierz gotowy paszport, sprawdzając od razu, czy dane są poprawne.

Dokumenty potrzebne do paszportu dla dorosłych

Dla osoby pełnoletniej lista dokumentów nie jest długa, ale każdy z nich musi spełniać określone wymogi. Najczęściej problemy pojawiają się przy zdjęciu, dlatego warto tu być szczególnie uważnym. W wielu przypadkach dodatkowo trzeba udokumentować prawo do zniżki, co ma wpływ na wysokość opłaty.

Standardowo musisz przygotować następujące dokumenty:

• aktualną fotografię paszportową, wykonaną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku,
• dowód wniesienia opłaty za paszport,
• dokument potwierdzający prawo do ulgi lub zwolnienia z opłaty, jeśli ci przysługuje,
• dotychczasowy ważny paszport, jeśli wymieniasz dokument,
• dowód osobisty, jeśli nie masz ważnego paszportu,
• ewentualnie odpis polskiego aktu małżeństwa, gdy zmieniłeś nazwisko po ślubie zawartym za granicą.

W urzędzie wypełniasz wniosek, składasz podpis, a urzędnik pobiera odciski palców. Dane są następnie wprowadzane do systemu. Bez twojej osobistej obecności wniosek o standardowy paszport nie zostanie przyjęty, dlatego nie zlecaj tego nikomu innemu.

Paszport dla dziecka – zasady, obecność w urzędzie i dokumenty

W przypadku dzieci zasady różnią się w zależności od wieku małoletniego. Musisz zwrócić uwagę, czy dziecko musi być obecne w urzędzie oraz kto podpisuje wniosek. Paszport dla dziecka jest zawsze wydawany za zgodą rodziców lub opiekunów, dlatego instytucje szczególnie pilnują formalności przy zgłaszaniu małoletnich.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku najmłodszych, inaczej u nastolatków, którzy muszą już złożyć odciski palców i podpisać się na wniosku. Dodatkowo dla dzieci do 12 roku życia w niektórych sytuacjach dostępne jest składanie wniosków online, co ułatwia formalności, choć często rodzice wybierają wizytę w urzędzie, żeby wszystko załatwić jednocześnie i skonsultować się z urzędnikiem.

Obecność dziecka przy składaniu wniosku

Przy paszportach dziecięcych ważne jest, w jakim wieku jest małoletni, bo od tego zależy jego obecność w urzędzie. Tu zasady są dość jednoznaczne i warto ich pilnować, żeby nie jechać na wizytę nieprzygotowanym. Zwróć szczególną uwagę przy planowaniu wizyty, jeśli twoje dziecko niedawno skończyło 5 lub 12 lat, bo wtedy zmieniają się wymagania.

Najczęściej stosowane zasady są następujące:

• dzieci do 5. roku życia – nie muszą być obecne ani przy składaniu wniosku, ani przy odbiorze paszportu,
• dzieci od 5 do 12 lat – urząd może wymagać obecności, ale nie jest ona zawsze obowiązkowa,
• dzieci od 12. do 18. roku życia – muszą być obecne przy składaniu wniosku, jednak przy odbiorze dokumentu ich obecność nie jest konieczna.

Dla małoletnich między 12. a 18. rokiem życia nie ma możliwości pełnego załatwienia sprawy przez internet. Wymagana jest osobista wizyta w punkcie paszportowym, ponieważ trzeba pobrać odciski palców dziecka oraz uzyskać jego podpis na dokumentach.

Dokumenty potrzebne do paszportu dla dziecka

Lista dokumentów dla dziecka jest podobna do tej dla osoby dorosłej, ale dochodzi tu aspekt zgody rodziców lub opiekunów. Musisz zadbać nie tylko o zdjęcie i potwierdzenie opłaty, ale też o jasne uregulowanie kwestii zgody drugiego rodzica. To często bywa najtrudniejszym elementem całej procedury.

Do wniosku o paszport dla dziecka przygotuj:

• aktualną fotografię dziecka spełniającą wymagania paszportowe,
• dowód wpłaty za paszport,
• ważny paszport lub dowód osobisty dziecka, jeśli taki posiada,
• zgodę drugiego rodzica lub opiekuna na wydanie paszportu, jeśli nie stawia się on w urzędzie razem z tobą,
• zgoda drugiego rodzica musi mieć notarialnie poświadczony podpis, jeśli jest składana oddzielnie lub online.

Zgoda może zostać dostarczona już po złożeniu wniosku, jednak bez zgody drugiego rodzica wniosek nie będzie dalej procedowany. Dlatego lepiej uzgodnić wszystko wcześniej, żeby nie wydłużać całego procesu i nie przesuwać terminu odbioru dokumentu.

Jak powinno wyglądać zdjęcie do paszportu

Zdjęcie do paszportu to częsty powód odrzucania wniosków, dlatego warto dopilnować szczegółów. Fotografia musi być aktualna, wyraźna i spełniać standardy biometryczne. Urzędnik ma prawo nie przyjąć zdjęcia, które nie spełnia wymogów, co oznacza konieczność ponownego fotografowania i wizyty w punkcie paszportowym.

Najbezpieczniej wykonać zdjęcie w studiu fotograficznym ze znajomością wymogów paszportowych, ale i tak dobrze jest wiedzieć, jakich zasad fotograf musi przestrzegać. Dzięki temu unikniesz poprawek i niepotrzebnych kosztów.

Podstawowe wymagania dla zdjęcia paszportowego są następujące:

• brak nakrycia głowy, jeśli nie wynika ono z wyznania i nie zasłania twarzy,
• brak okularów z ciemnymi szkłami, które zasłaniają oczy,
• brak dużej biżuterii, która może zasłaniać rysy twarzy lub wywoływać odblaski,
• pokazanie całej głowy oraz górnej części barków,
• naturalny wyraz twarzy, zamknięte usta, wzrok skierowany prosto w obiektyw,
• twarz powinna zajmować około 70–80% powierzchni zdjęcia.

Zdjęcie musi być kolorowe, równomiernie oświetlone i bez cieni na twarzy. Tło powinno być jasne i jednolite. Dobrze wykonana fotografia przyspieszy proces w urzędzie i pozwoli uniknąć nieporozumień podczas późniejszych kontroli granicznych.

Opłata za paszport – ile kosztuje i komu przysługują zniżki

Koszt wyrobienia paszportu zależy od twojej sytuacji życiowej i ewentualnych ulg, z których możesz skorzystać. Pełną opłatę uiszczają osoby, które nie mają prawa do żadnych zniżek. Ulgę uzyskują między innymi uczniowie, studenci, emeryci, renciści, osoby z niepełnosprawnością oraz posiadacze Karty Dużej Rodziny.

Zapłacić możesz zazwyczaj na kilka sposobów. W większości punktów paszportowych dostępna jest kasa lub numer konta do przelewu. Warto wykonać przelew z wyprzedzeniem i zabrać ze sobą potwierdzenie wpłaty. Jeśli chcesz skorzystać ze zniżki, musisz mieć przy sobie dokument, który ją potwierdza.

Wybrane grupy mogą liczyć na niższą opłatę za paszport:

• 50% zniżki między innymi dla uczniów i studentów w wieku 18–26 lat, emerytów, rencistów, osób z niepełnosprawnością, osób otrzymujących zasiłki opiekuńcze lub świadczenia pielęgnacyjne, pensjonariuszy domów pomocy społecznej, osób z przyznaną rentą socjalną, kombatantów, żołnierzy i weteranów, strażaków OSP oraz posiadaczy Karty Dużej Rodziny,
• 75% zniżki dla uczniów i studentów do 25. roku życia pochodzących z rodzin wielodzietnych, posiadających ważną Kartę Dużej Rodziny.

Istnieje też grupa osób całkowicie zwolnionych z opłaty. Chodzi między innymi o osoby, którym paszport uległ zniszczeniu w wyniku klęski żywiołowej lub innych wyjątkowych zdarzeń niezależnych od nich. Szczegółowe zasady zwolnień określają przepisy paszportowe i każdorazowo warto je sprawdzić w aktualnych komunikatach urzędów.

Jak długo czeka się na wyrobienie paszportu

Czas oczekiwania na paszport standardowy wynosi zwykle około miesiąca od dnia złożenia wniosku. Podczas wizyty urzędnik informuje o przewidywanym terminie odbioru dokumentu. Termin ten może się jednak wydłużyć, zwłaszcza przy dużej liczbie wniosków lub w okresach wzmożonych wyjazdów zagranicznych.

Jeśli pilnie potrzebujesz paszportu, bo nagle pojawiła się konieczność wyjazdu, możesz rozważyć złożenie wniosku o paszport tymczasowy. Jest on wydawany szybciej, ale ma krótszy okres ważności i służy raczej jako rozwiązanie awaryjne. Przy standardowym paszporcie najlepiej załatwić formalności z wyprzedzeniem, szczególnie gdy czeka cię daleka podróż.

Aby sprawdzić, czy paszport jest już gotowy do odbioru, możesz skorzystać z udostępnionej przez administrację usługi online. Wystarczy wpisać numer sprawy lub numer wniosku z potwierdzenia, które otrzymałeś w urzędzie. Jeśli system pokazuje, że paszport jest gotowy, możesz od razu udać się do punktu po odbiór, zabierając ze sobą dotychczasowy paszport, jeśli jest jeszcze ważny i podlega zwrotowi.

Paszport tymczasowy – kiedy możesz go wyrobić i czym się różni

Paszport tymczasowy to dokument wydawany na krótszy okres, przeznaczony na sytuacje nagłe. Przydaje się, gdy musisz szybko wyjechać za granicę, a standardowy paszport nie zdążyłby zostać wyprodukowany na czas. Najczęściej powodem wniosku o paszport tymczasowy jest nagła choroba kogoś z rodziny, pogrzeb lub inna pilna sprawa za granicą.

Czas oczekiwania na paszport tymczasowy jest zazwyczaj krótszy niż na zwykły, ale dokładny termin zależy od konkretnego urzędu i obciążenia systemu. Dokument ten ma krótszy okres ważności, zazwyczaj do 365 dni. Służy więc bardziej jako rozwiązanie doraźne niż docelowy dokument do wieloletnich podróży.

O paszport tymczasowy możesz wnioskować także dla dziecka, gdy nagle pojawia się potrzeba wyjazdu, na przykład związanego z leczeniem. Procedura wymaga złożenia odpowiednich dokumentów i uzasadnienia pilnego charakteru sprawy. To rozwiązanie ma charakter wyjątkowy i nie zastępuje docelowego paszportu biometrycznego, który i tak warto potem wyrobić.

Co zrobić, gdy stracisz paszport – zgubienie, kradzież, zniszczenie

Utrata paszportu za granicą lub w Polsce to stresująca sytuacja, ale da się ją szybko uporządkować, jeśli wiesz, jakie kroki podjąć. Najważniejsze, aby nie zwlekać ze zgłoszeniem zdarzenia i zabezpieczeniem swojej tożsamości. Utracony paszport powinien zostać jak najszybciej unieważniony, żeby nikt nie mógł się nim posłużyć.

W Polsce zgłaszasz utratę paszportu w dowolnym punkcie paszportowym. Jeżeli doszło do kradzieży, warto dodatkowo udać się na komisariat policji i zgłosić przestępstwo. Za granicą sprawa wygląda podobnie, z tą różnicą, że zgłoszenia dokonujesz w najbliższej polskiej placówce konsularnej i ewentualnie na lokalnym posterunku policji.

Po utracie paszportu postępuj w następujący sposób:

• jak najszybciej zgłoś zdarzenie w punkcie paszportowym lub konsulacie,
• w przypadku kradzieży udaj się na policję i złóż zawiadomienie,
• sprawdź, jakie dokumenty musisz przedstawić, aby otrzymać nowy paszport lub paszport tymczasowy,
• złóż wniosek o nowy dokument wraz z wymaganymi załącznikami,
• odbierz nowy paszport, gdy tylko będzie gotowy.

Kto może zgłosić utratę dokumentu, zależy od sytuacji. Osoba pełnoletnia zgłasza utratę swojego paszportu samodzielnie. W przypadku dzieci robią to rodzice lub opiekunowie. Nowy paszport wiąże się zazwyczaj z koniecznością ponownego uiszczenia opłaty, przy czym wysokość opłaty może być różna, jeśli dokument został zniszczony lub utracony z winy posiadacza.

Co warto zapamietać?:

• Paszport biometryczny jest niezbędny poza UE i Schengen; wniosek składa się i dokument odbiera wyłącznie osobiście, w dowolnym punkcie paszportowym w Polsce (brak rejonizacji, brak pełnej procedury online dla dorosłych).
• Dorosły potrzebuje: aktualnego zdjęcia biometrycznego (do 6 miesięcy), potwierdzenia opłaty, dokumentu tożsamości, ewentualnie starego paszportu, dokumentu do ulgi oraz odpisu aktu małżeństwa przy zmianie nazwiska za granicą; w urzędzie pobiera się odciski palców i podpis.
• Paszport dla dziecka wymaga zgody obojga rodziców/opiekunów (nieobecny rodzic – zgoda z podpisem notarialnym); obecność dziecka: do 5 lat – nieobowiązkowa, 5–12 lat – zależna od urzędu, 12–18 lat – obowiązkowa przy składaniu wniosku (odciski palców, podpis).
• Zdjęcie paszportowe musi spełniać wymogi biometryczne: kolorowe, jasne tło, twarz 70–80% kadru, bez nakrycia głowy (chyba że religijne), bez ciemnych okularów i dużej biżuterii, naturalny wyraz twarzy, wzrok w obiektyw – niespełnienie wymogów oznacza odrzucenie wniosku.
• Standardowy paszport wyrabia się zwykle ok. miesiąca; dostępne są zniżki 50% i 75% (m.in. uczniowie, studenci, emeryci, osoby z niepełnosprawnością, Karta Dużej Rodziny), a w nagłych sytuacjach można wnioskować o paszport tymczasowy (ważny do 365 dni); utratę paszportu trzeba niezwłocznie zgłosić w punkcie paszportowym lub konsulacie w celu unieważnienia i wyrobienia nowego dokumentu.